Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Polar Stars IF er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i forbindelse med klubbens nettsted og medlemstjenester. Du når oss på info@demo.sportio.no, tlf. +4698010000, Hjalmar Lundbohmsvagen 42.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

• Medlemsopplysninger: navn, fødselsdato, kontaktinformasjon (e-post, telefon, adresse), lagtilhørighet og rolle (utøver, foresatt, trener, frivillig).
• Aktivitetsdata: påmelding til treninger og arrangementer, oppmøte, samtykker (f.eks. bildesamtykke) og kommunikasjon i klubbens kanaler.
• Tekniske data: informasjonskapsler og besøksstatistikk for nettstedet, avhengig av ditt samtykke og tjenestene klubben har aktivert.

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler opplysningene for å administrere medlemskap, organisere idrettsaktivitet, kommunisere med medlemmer og oppfylle klubbens forpliktelser. Rettslig grunnlag er avtale (medlemskap), berettiget interesse (drift av klubben) og samtykke der det kreves (f.eks. nyhetsbrev og publisering av bilder). Personopplysninger om barn krever særskilt hensyn. Når en handling krever samtykke, dokumenteres hvem som samtykket, og hvem samtykket gjelder for.

4. Databehandlere

Nettstedet og medlemssystemet driftes på Sportio-plattformen (sportio.no), som opptrer som databehandler på vegne av klubben. Aktiverte tjenester kan omfatte hosting, lagring, betalingsformidling, e-post og pushvarsler. Bruker klubben AI-innsikt, behandles forespørslene av Anthropic (Claude) i USA; oppmøteanalyser sendes da bare som anonymiserte tall, uten navn. Kontakt klubben for den gjeldende oversikten over databehandlere, behandlingssteder og eventuelle overføringer utenfor EØS, med grunnlag og beskyttelsestiltak for slike overføringer.

5. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge du er medlem, og deretter så lenge det er nødvendig for klubbens dokumentasjons- og regnskapsplikt. Revisjons- og aktivitetslogger oppbevares etter gjeldende frister. For regnskapsmateriale er normalfristen fem år etter regnskapsårets slutt i Norge og syv år etter kalenderåret da regnskapsåret ble avsluttet i Sverige. Særlige krav eller en konkret tvist kan kreve lengre bevaring. Klubben kan opplyse om fristene som gjelder for dine opplysninger. Når lagringsformålet bortfaller, anonymiseres eller slettes opplysningene.

6. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• be om innsyn i opplysningene vi har om deg,
• be om retting av uriktige opplysninger,
• be om sletting («retten til å bli glemt»),
• be om dataportabilitet (utlevering i maskinlesbart format),
• trekke tilbake samtykke, og
• protestere mot eller begrense behandlingen.

Innlogget i medlemsportalen kan du selv be om eksport eller sletting av dine data. Ellers kan du kontakte klubben på info@demo.sportio.no.

7. Informasjonskapsler (cookies)

Nettstedet bruker nødvendige informasjonskapsler for at sidene skal fungere, og — dersom du samtykker — kapsler for statistikk og markedsføring. Du velger dette i samtykkebanneret første gang du besøker oss, og kan når som helst endre valget ditt. Valget gjelder i 12 måneder, og vi spør på nytt hvis vi tar i bruk nye verktøy for måling. Svarer du i nettstedets eget samtykkebanner, lagrer vi valget anonymt som dokumentasjon (hva du valgte og når, med en tilfeldig ID — ikke IP-adresse eller andre opplysninger om deg).

8. Klage

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter likevel pris på at du tar kontakt med oss først, så vi får mulighet til å rette opp.